ถ้าจัดซื้อจัดจ้างไม่มีกลยุทธ์ จะเกิดอะไรขึ้น?

10/06/2024 | 226
ก่อนจะพูดถึงใจความสำคัญหลักของบทความนี้ นั่นคือ “ถ้าไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมาจะเป็นอย่างไรบ้าง” บางคนมองผ่านมาแล้วอาจจะมองผ่านไปเลย แต่ขอบอกว่าประเด็นนี้เป็นประเด็นที่สำคัญที่ธุรกิจส่วนใหญ่ชอบมองข้ามไปจริงๆ เหตุผลเพราะอะไรนั้น เพราะว่ากลยุทธ์การจัดซื้อเป็นการจัดการตั้งแต่ต้นน้ำในซัพพลายเชน ที่เราเรียกว่า Supply Management หรือ Upstream Management นั่นเอง หากธุรกิจมีการจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นกลยุทธ์ แบบแผนงานที่ชัดเจน กลยุทธ์ในส่วนนี้จะช่วยทำให้วัตถุดิบมาได้ตรงตามเวลาและจำนวนที่ได้ตกลงไว้ ทำให้กระบวนการผลิตไม่สะดุด เมื่อผลิตสินค้าเสร็จ บริษัทสามารถส่งต่อให้กับลูกค้าได้ตามที่ตกลงกันไว้ ส่งผลให้ลูกค้ามีความพึงพอใจและธุรกิจก็สามารถแข่งขันในตลาดได้อีกด้วย

ทำไมกลยุทธ์การจัดซื้อถึงสำคัญ?

คุณเคยไหม ทำไมแก้ปัญหาเรื่องซัพพลายเออร์มาส่งของช้าเท่าไหร่ ก็ยังคงมีปัญหาอยู่

หรือต้องการจะลดต้นทุน แต่ก็หมดมุกไปขอลดราคาจากซัพพลายเออร์แล้ว 

เหตุผลที่ปัญหามันกลับมาซ้ำๆเดิมๆแบบนี้ก็เพราะว่าคุณไม่มีกลยุทธ์ในการจัดซื้อนั่นเองการมีกลยุทธ์ก็เหมือนเรือที่มีหางเสือที่จะพาคุณไปสู่เป้าหมายที่คุณตั้งไว้

เรามาดูกันดีกว่าครับว่าทำไมกลยุทธ์การจัดซื้อถึงสำคัญ

  • กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยแบ่งสินค้าของคุณออกเป็นประเภทเพื่อคุณจะสามารถหากลยุทธ์ที่เหมาะสมได้ โดยดูจากมูลค่า Spending และความเสี่ยงของสินค้าประเภทนั้นๆ
  • กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยคุณลดต้นทุนได้อย่างยั่งยืน โดยคุณสามารถลดต้นทุนได้จากหลากหลาย scenario
  • การเลือกประเภทของสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การทำสัญญาระยะยาวเหมาะกับสินค้าที่สั่งบ่อยและมีความสำคัญกับบริษัท ในสัญญาคุณสามารถตกลงราคาและเงื่อนไขการขนส่งได้ เพราะฉะนั้นคุณจะสามารถลดต้นทุนและในขณะเดียวกันก็ได้ของตามที่กำหนดไว้ด้วย
  • การจัดทำ Spend analysis
  • กลยุทธ์การจัดซื้อจะช่วยทำให้การสั่งซื้อวัตถุดิบของคุณมาได้ตามกำหนดและตามจำนวนที่ตกลงไว้

หากไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมาจะเป็นอย่างไร?

กับการไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อ ผลกระทบที่ตามมานั้น(เสียหาย)ประเมินค่าไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบในรูปแบบของการเงิน ประสิทธิภาพการทำงาน แม้กระทั่งชื่อเสียงของธุรกิจ เรามาดูกันครับว่ามีอะไรบ้าง

  • การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

มีแต่การแก้ไขปัญหารายวันแบบ fire-fighting ตลอดทุกวัน เช่น ของไม่พอ ของขาด ของเกิน เนื่องจากเราไม่มีแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่มีประสิทธิภาพ

  • จากข้อที่แล้ว ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้าและวัตถุดิบมีมูลค่าสูง

เพราะทุกอย่างด่วนไปหมด สั่งแล้วอยากได้เลย เพราะมิเช่นนนั้นกระบวนการผลิตจะสะดุด

  • เมื่อซื้อของราคาแพงแล้ว การทำ cost saving เป็นเรื่องที่ยากและท้าทายมาก

คุณจะไม่สามารถลดต้นทุนการซื้อของได้เลยหากคุณไม่มีกลยุทธ์การจัดซื้อเพื่อที่จะเลือกว่าจะลดต้นทุนของชิ้นไหน ทำแล้วคุ้มค่าหรือไม่

  • โอกาสในการเกิด Supply disruption สูงมาก

ลองนึกภาพดูนะครับ ใน worse case scenario ที่วัตถุดิบที่สำคัญในการผลิตของคุณไม่สามารถจัดหามาได้ตามจำนวนและเวลาที่ต้องการ การผลิตก็ดำเนินการต่อไม่ได้ ยุ่งเลยนะครับ ผลที่ตามมาก็คือส่งมอบลูกค้าไม่ทันตามกำหนด สินค้าที่ได้อาจจะไม่ได้คุณภาพ

สุดท้ายธุรกิจของคุณจะแข่งขันสู้คู่แข่งของคุณไม่ได้  ชื่อเสียงเสียหาย ความน่าเชื่อถือก็โดนทำลายเช่นกัน

จะเห็นได้ว่า จริงๆแล้ว เมื่อมองย้อนกลับไป การทำกลุยทธ์การจัดซื้อเป็นเรื่องที่สำคัญและหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่คนส่วนใหญ่มักมักมองข้ามการจัดซื้อจัดจ้างไป ด้วยเหตุผลที่ว่า “แค่ซื้อของเอง จะอะไรมากมาย” หรือ “เอาไว้ก่อน รีบซื้อเข้ามาก่อน พี่รีบใช้” หากคุณพัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อขึ้นมาตั้งแต่แรก ผลกระทบต่างๆที่เขียนไว้ในบทความนี้จะหายไปทั้งหมด ธุรกิจของคุณจะได้ cost saving มหาศาล โอกาสการเกิด supply disruption ลดลง กระบวนการจัดการในซัพพลายเชนจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผลลัพธ์ที่ตามมาคือลูกค้าแฮ้ปปี้ เพิ่มขีดการแข่งขันและความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ

ทำไมต้องให้ความสำคัญกับการวางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อ?

มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการให้ความสำคัญของการวางแผนกลยุทธ์ และสาเหตุว่าทำไมต้องใช้ e-Procurement เข้ามาช่วยในการวางแผนระบบจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร โดยสามารถแยกย่อยรายละเอียดได้ดังนี้

● เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายจัดซื้อขององค์กรกับคู่ค้าหรือซัพพลายเออร์

● เพื่อพิจารณาและค้นหาสินค้าหรือบริการสำหรับองค์กรที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากที่สุด

● เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติตามสัญญา ลดข้อผิดพลาด และอำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมระหว่างฝ่ายจัดซื้อขององค์กรและฝั่งของซัพพลายเออร์

● เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการจัดการงานเอกสาร ลดตัวเลือกที่ไม่สำคัญ สามารถปรับเปลี่ยนการตั้งค่าได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ได้สินค้าที่ต้องการ

● เพิ่มระยะเวลาในการวางแผนเพื่อพัฒนากลยุทธ์ในการวางแผนระบบจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร

3 กลยุทธ์ เปลี่ยนโฉมระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) เพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุนให้ธุรกิจ

1.จัดซื้อจัดจ้างอย่างฉลาด : รวบรวมข้อมูลของ Supplier ค้นหาผู้ขายที่ให้ราคาดีที่สุด

หากคุณยึดติดอยู่กับผู้ขายสินค้าเจ้าเดิมๆ คุณจะไม่มีวันรู้เลยว่า สินค้าแบบเดียวกันนี้ อาจมีผู้ขายรายอื่นที่ให้ราคาถูกกว่า หรือมีโปรโมชั่นลดแลกแจกแถมอะไรบ้าง? ดังนั้น ขั้นแรกของการเปลี่ยนระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือ รวบรวมข้อมูล และเปรียบเทียบราคาสินค้าที่ต้องการ จากหลายๆ แหล่ง เพื่อหาผู้ขายที่ให้ราคาดี มีโปรโมชั่น หรือสามารถซื้อแบบติดเครดิตเทอม*ได้ อาจจะเสียเวลาซักหน่อย แต่รับรองว่าคุณจะได้สินค้าเดิมในราคาที่ถูกลง ช่วยประหยัดต้นทุนที่ต้องจ่ายได้แน่นอน

2.เปลี่ยนโฉมระบบจัดซื้อจัดจ้าง ด้วยเทคโนโลยีการจัดซื้อแบบใหม่ (e-Procurement)

สำหรับฝ่ายจัดซื้อ คงรู้ดีอยู่แล้วว่างานจัดซื้อเป็นงานที่มีหลายขั้นตอน ซึ่งในแต่ละขั้นตอนต่างก็มีค่าใช้จ่ายยิบย่อยแฝงอยู่ (ต้นทุนแฝง) การนำเทคโนโลยีมาใช้ในงานจัดซื้อจะช่วยลดขั้นตอน ประหยัดเวลาการทำงาน และลดต้นทุนแฝงยิบย่อยต่างๆ ลงได้ ซึ่งเทคโนโลยีที่จะช่วยเปลี่ยนโฉมให้การจัดซื้อจัดจ้างของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นั่นก็คือ e-Procurement 

ระบบ e-procurement คืออะไร

e-Procurement คือระบบจัดซื้อจัดจ้างที่มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานผ่านระบบออนไลน์ เพื่อลดระยะเวลาในการทำงาน ลดความยุ่งยากซับซ้อนของเอกสาร และช่วยในการบริหารจัดการด้านการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถติดตามคำสั่งซื้อได้ในทุกขั้นตอน

3.เก็บข้อมูลการใช้จ่ายในอดีต เพื่อเปลี่ยนแปลงการจัดซื้อจัดจ้างในอนาคต

การจัดซื้อจัดจ้างทุกครั้ง ควรมีข้อมูลรีพอร์ตเก็บเอาไว้เสมอ ซึ่งข้อมูลการจัดซื้อในอดีต นอกจากมีไว้สำหรับตรวจสอบความโปร่งใสของการจัดซื้อแล้ว ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลเพื่อวางแผนการจัดซื้อครั้งต่อไปได้อีกด้วย ข้อมูลการจัดซื้อในอดีต จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวม และสามารถตัดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นออกไปได้ เช่น ตัดรายการสินค้าที่ไม่จำเป็นออก หรือ ลดปริมาณสินค้าบางชนิดลง เพราะที่ผ่านมาอาจมีการซื้อตุนมากเกินไป หรือเหลือทิ้ง เป็นต้น เพียงเท่านี้ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรลงได้แล้ว